【事例】手書き台帳と電話・FAXからの脱却、「やさしい介護」を倍速化!

株式会社BAISOKU 吉沢です。

さて今回は、訪問介護・居宅介護支援・自費サービス事業をされている
A社様の事例です。

A社様は、「日本で一番心遣いができる会社」を目指し2000年に創業されました。

以来20年近くにわたり、「感動・絆・温もり・信頼」の4つの心を大事に、訪問介護・居宅介護支援・自費サービスを通じて、地域の高齢者および家族の健康と幸せに大きく寄与されています。

2012年に訪問介護業務管理システム「やさしい介護システム」を構築。
導入後は株式会社BAISOKUとの二人三脚で業務の効率化に取り組み、
顧客台帳のデータベース化を機に顧客管理や報連相の精度を大幅にアップし、
ミスの削減と顧客満足度のアップを実現しました。

システム(IT)化以前の様子とも比較しつつ、導入の狙いとその効果について、
ご紹介します。

今日も朝からオフィスでは電話がひっきりなしに鳴っている。
「○○様の本日のご予定のご変更ですね」
「○○ヘルパーから、○○様の件でお電話、急ぎです!」
「ケアマネさんからカンファ依頼のお電話です!」

電話をうけるスタッフは、パソコンの画面に向かい、利用者(顧客)情報を打ち込み
ながら、当日の予定を変更したり、連絡先を確認したり、問合せに対応したりと、
目の回るような忙しさだ。

実はこの作業、システム化以前はすべて手書きの台帳で管理されていたのだ。

膨大な顧客情報はあいうえお順にファイリングされ、
電話を受けるとまずリングファイルが並ぶ棚とへ走り、
「あ」から順番に利用者情報を探し、また電話口へ戻って応対する。

「古い記録になると倉庫に保管している台帳を探して、お目当ての顧客情報は
見つかったものの、手書きの文字でかすれたり、クセ字で解読不明、
ということもありました」と苦笑するマネージャーさん。

現在は、データはシステムで一元管理されており
「いつ誰からどのような依頼や問合せがあったか、
スタッフがどのように対応したかといった記録がいつでも
検索ボタン一つで表示できるようになっているので助かります」

また、このシステムは、本社で勤務する管理スタッフと、社外で業務をおこなうヘルパースタッフとの情報共有システムでもある。

管理スタッフとヘルパー全員が、「やさしい介護システム」上でつながっているため、報告・連絡・相談のコミュニケーションが円滑になり、時間のロスや、連絡ミスが大幅に減少した。

「いつでも、どこにいても、社内と各現場の様子が手に取るようにわかるのは安心ですね」と、代表取締役のT氏。
T氏愛用のiPadは時には社外からの司令塔となる。
個人情報は社外に持ち出せないようにガードをかけるなど
セキュリティについての配慮も万全だ。

<導入の狙い>
・作業効率をアップしたい
・社員の負荷分散をしたい
・社内情報を一元管理したい
・外出先からも社内の状況 がわかるようにしたい

<導入システム(機能)>
・顧客管理
・介護記録管理
・スケジュール管理
・申送りワークフロー
・営業記録

<導入効果>
・社内の情報を一元管理したことで、散逸していた資料やデータが
一か所に集約さ れ、作業効率が大幅アップした。
・手書きの顧客台帳をデータベース化したことで、顧客情報の精度がアップし、
きめ細かいサービスを提供できるようになり、顧客満足度がアップした。
・システムをWEB化することで、社外から必要な情報にアクセスできるようになり、
電話やFAXでのやりとりが激減し、勤務時間短縮につながった。

A社様から最初にリクエストされたのは、年配の介護スタッフさんでも簡単につかいこなせるようにということでした。
そこで、まず業務の流れをそのまま、紙をパソコンの画面に置き換えるイメージで開発しました。
設計書や仕様書ではなく、プロトタイプ(試作版)を構築して、実際に使っていただきながら、代表のTさんや、現場の主だったスタッフさんたちと、何度もミーティングを繰り返してつくりあげたシステムです。今では、A社様の業務の基幹を担うシステムとなりました。
今後は蓄積されたデータを有効活用して、統計情報により未来予測する機能を追加するなど、さらに「利益を生む」システムに育てていくべく、BAISOKUが全面的にバックアップさせていただききます。