【事 例】”紙”の山から解放されたい!介護旅行の業務をIT化。

株式会社BAISOKU です。
さて今回は、介護や介助が必要な方にヘルパーが同行して、旅行を楽しんでいただく「介護旅行」サービスを提供されている、
S社様の事例をご紹介いたします。

「トラベルヘルパー(外出支援専門員)」と呼ばれる介護の技術と旅の知識を持つバリアフリー旅行のプロが同行する旅を「介護旅行」と言います。

テレビや新聞などの各メディアで取り上げらることも多い、S社様は、楽しむだけでなく、大切な思い出の場所を訪れる、もう一度ふるさとの山々を見たいという希望、お墓参りや結婚式の出席など「生きがいのための外出」、さらに親孝行や家族旅行など親しい人との「絆を深める」旅の提案を、20年以上前から続けていらっしゃいます。

現在のように、良質でワンランク上の「介護旅行」を提供するために、取り組まなくてはならなかったのは、業務の見直しと、ITシステム導入でした。


旅行日程(ツアー)内容を知っているのは担当者一人だけ!

依頼があると、一組の旅行希望者に対し、担当者は一人のみ。
台帳を頼りに、宿泊施設の手配、ヘルパーの手配はもちろん、旅程の一切を電話やファックスで手配していました。

しかし、旅行希望のお客様の特性上、天候、体調によって直前キャンセルなども少なからず発生します。予定が流動的なのに、たった一人の担当者は分業すらできない…。
社員さんは、スケジュールに追われながら個々に格闘しているという状態でした。

電話はひっきりなしにかかってきます。FAXは山積み。

「こんな状態ではだめ。なんとかしないと」。
社長はついに、IT導入を決意します。
そこで、限られた予算であっても、お客様の「予算にあわせる」をモットーとするBAISOKUにに来られました。


システム化のポイントは、個別の仕事を共有化して効率をアップすること
業務全体の流れをシステム化するため、社員全員へのヒアリングから始めました。
旅行の問い合わせ、受付から旅程作成、ヘルパーさんへの業務依頼と管理、見積書や請求書作成から入金確認、給与計算などの販売管理、そして顧客管理までをシステム化。
さらに全国のホテルや旅館、観光スポット、バリアフリー状況などもデータベース化。社内のノウハウを、システムを使うことで共有できる仕組みを開発しました。

<導入の狙い>

  • 作業効率をアップしたい
  • 社員の負荷分散をしたい
  • 社内情報を一元管理したい
  • 社外からも社内と同様の業務がしたい

<導入システム(機能)>

  • 顧客管理
  • 販売管理
  • スケジュール管理
  • 決済機能
  • 入出金管理機能
  • 契約書作成
  • ツアー作成機能
  • ツアー閲覧/メモ作成機能
  • スケジュール管理
  • 指示書確認
  • トラベルヘルパー管理
  • 報告書作成機能
  • 売上状況分析機能

  <導入効果>

  ・業務全体を一元管理できるので、リアルタイムですべての顧客や旅行の状況を社員全員が把握できるようになった。

  ・分析機能を組み込んだことで、日曜・祝日を休みにした場合のシミュレーションを行うことができ、影響が出ないという結果をもとに、休日を作ることができた。

 ・外部からも共有可能なシステムになったため、全国に点在するヘルパーさんの中には、自宅でテレワークという働き方も生まれている。

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システム導入された社長様の”感想”など、
詳しくはこちらをご覧ください。
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「速い」「安い」「うまい」を信条とし、導入しやすいスモールスタートで、業務を整理し、効率化、生産性向上をクリアしながら、さらに売上拡大へとつなげる、
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