3日がかりの会議資料作成がたったの30秒で!?

吉沢です。

会議資料の作成、、、毎度のことながら悩ましいですよね。

そこで、システムを戦略的に利用して、強力に役に立てている事例をもうひとつ。

飲料メーカーのX社。
毎週の営業会議資料作成のために、アルバイト週3日雇って
エクセルでレポートをつくらせていました。
実はこれが数字が正確でない(だれもその数字が正しいかどうかを
チェックできない)、いつも時間ギリギリまで出来上がらない、
見た目が統一感がなく見辛い、等、不評を買っていました。

そこでX社は会議で使う資料の作成に特化したシステムを導入。
会議資料のもととなる数値は、POSデータと連動させて自動で
システムに取り込むようにし、会議で使用するエクセル帳票は
パターンに従ってあらかじめシステムの中で形をつくっておくようにしました。
あとは会議の前に、作りたいレポートを選んでボタンを押すだけで
会議資料一式のできあがり。
週3日かかっていた資料作成が、30秒に。

しかも、数値が正確で、元ネタとなる数値も確認できるため
資料の信頼性もアップ。
さらに、アルバイトの人件費は現場営業の強化に振り向ける
ことができたため、売上もアップしました。

いかがですか?

このように、システムの目的を明確にし、その目的に沿った
システムをつくることで、コスト削減、売上アップすることができるのです。
単にシステム導入しただけでは利益はあがらないのです。

システムを戦略的に利用することが重要なのです。

では、どのようにしたらシステムを戦略的に利用することができるのか。
続きはこのブログでお話したいと思います。

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株式会社BAISOKU 代表取締役 吉沢和雄
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